Por que ter um software de gestão na sua empresa?

Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil. Afinal, os gestores e empreendedores precisam controlar continuamente cada processo para que tudo saia conforme o planejamento e, assim, alcancem os resultados almejados.

Por isso, é fundamental recorrer a ferramentas que facilitem o gerenciamento do seu negócio. Nesse sentido, os softwares de gestão podem ser bastante úteis.

Quer entender o porquê? Então confira a seguir por que ter um software de gestão na sua empresa e mais!

O que é um software de gestão?

Antes de apresentar os motivos para ter um software de gestão na sua empresa, é preciso entendê-lo. Ele é um sistema ou aplicativo corporativo que ajuda a otimizar e automatizar os processos operacionais e administrativos de uma organização.

Por isso, ele é composto por módulos relacionados aos principais processos de uma empresa, interligados entre si. Isso significa que os dados inseridos por um departamento podem ser visualizados por outro, em tempo real.

Quais são as principais funcionalidades de um software de gestão?

Para entender melhor o que é um software de gestão empresarial vale a pena conhecer algumas de suas funcionalidades, separadas conforme os módulos disponíveis nesse sistema. Veja só:

•       Controle financeiro: gestão de contas a receber e a pagar, fluxo de caixa da empresa, emissão de boletos e carnês de pagamento;
•       Comercial/ Vendas: controle das movimentações financeiras — recebimento, pagamento e saldo em caixa e afins;
•       Contábil: emissão de notas fiscais eletrônicas (NFS-e) — com certificado digital A1;
•       Estoque: cadastro e acompanhamento da entrada e saída de mercadorias, inventário e cadastro de produtos/ serviços;
•       Compras: cadastro de fornecedores e de produto, e incorporação de XML enviada pelo fornecedor;
•       Recursos Humanos: cadastro de colaboradores e controle de vendas por profissional;
•       Relacionamento com o cliente: registro e gerenciamento das informações sobre os clientes, como dados pessoais e histórico de compras.

Quais os benefícios de ter um software de gestão na sua empresa?

Agora que você conhece um software de gestão, deve estar se perguntando por que ter um sistema desse em sua empresa, não é? 

Para chegar a resposta dessa pergunta, é preciso entender quais são os principais benefícios que ele pode proporcionar para o seu negócio. Confira!

Otimização de tempo

Como você viu, um software de gestão possui diversos módulos relacionados aos principais setores de uma empresa, além de estarem interligados entre si. Isso permite a agilidade no acesso e compartilhamento de dados.

Assim, a automação desses processos garante a otimização de tempo, gerando maior produtividade para a equipe. Ademais, eles deixam de gastar parte do seu dia com atividades de baixo impacto nos resultados do negócio, podendo se concentrar em tarefas mais estratégicas.

Redução de erros manuais

Outro ponto positivo é a redução de erros manuais. Ao automatizar os processos, é possível diminuir e até mesmo eliminar a ocorrência de falhas humanas. Um exemplo disso é o lançamento duplicado de registro, já que o sistema envia uma notificação apontando o problema.

Além disso, com um software de gestão, você pode evitar erros no cálculo na criação de gráficos, pois o sistema gera automaticamente essa informação. Isso traz outros reflexos positivos, como você verá a seguir.

Diminuição de custos operacionais

Ao reduzir erros manuais, a empresa evita gastos operacionais desnecessários e desperdícios. Por exemplo, é possível evitar a compra de materiais em excesso que poderiam estragar, vencer ou ficar obsoletos, trazendo prejuízos financeiros para o negócio.

Ao longo do tempo, a empresa também economiza com outros recursos, como  materiais de escritório — papel, agendas, tinta de impressora, dentre outros. E também diminuir as despesas com a folha de pagamento — gastos com horas extras e contratação de mais funcionários.

Tomada de decisão assertiva

Mais um dos principais benefícios de ter um software de gestão é a possibilidade de tomada de decisão assertiva. Isso é possível porque esse sistema gera relatórios que ajudam a avaliar a situação atual do negócio.

Assim, o gestor pode fazer escolhas sobre compras e ampliações, por exemplo, pautadas em dados concretos e confiáveis. Como resultado, a organização pode crescer de forma saudável e sustentável ao longo do tempo.

Estratégias de marketing mais eficientes

Com um sistema de gestão, também é possível criar estratégias de marketing mais eficientes. Isso porque, com ele, você pode reunir informações sobre o histórico de compra dos clientes para montar campanhas estratégicas.

Além disso, os dados de contatos — como e-mail — permitem uma comunicação mais direta com os clientes do que as redes sociais, por exemplo, e um alto nível de personalização. Dessa forma, você pode estreitar o relacionamento com eles, aumentando as chances de realizar novas vendas.

Segurança no armazenamento de dados

A segurança das informações é outro benefício proporcionado pelo software de gestão empresarial. Esse sistema permite que os dados sejam acessados somente por pessoas autorizadas. Isso evita que as informações sejam visualizadas por pessoas indesejadas.

Ele também realiza backups automáticos de todos os dados. Assim, eles podem ser recuperados a qualquer momento, preservando ainda mais a segurança. Por essas e outras razões, é importante contar com um software de gestão na sua empresa.

O que considerar ao escolher um software de gestão para a sua empresa?

Depois de entender porque ter um software de gestão na sua empresa, é o momento de descobrir o que você deve considerar ao escolher esse sistema. 

Portanto, confira quais são os principais critérios que devem ser analisados durante a sua escolha:

Funcionalidades

Um sistema eficiente é aquele que oferece todas as funcionalidades que atendem as necessidades diárias de um negócio. Então defina quais áreas de sua empresa precisam ser melhoradas e analise se os softwares disponíveis no mercado possuem as soluções que você procura.

Interface

Outro ponto significativo é a interface do software de gestão. Como ele é um programa de utilização diária, é importante contar com um sistema fácil de ser operado. Para isso, avalie a interface do software por meio de testes gratuitos antes de adquiri-lo.

Suporte  

Também é importante avaliar o suporte oferecido pelo fornecedor. Afinal, a adoção de uma nova ferramenta fará com que os colaboradores precisem se adaptar a um novo sistema. Por isso, contar com um suporte durante a implementação ou quando surgirem dúvidas é essencial.

Disponibilidade

A disponibilidade oferecida por um software em nuvem também deve ser considerada durante sua escolha. Nesse sentido, o ideal é buscar por um sistema que possa ser facilmente acessado de qualquer lugar e a qualquer momento, como os softwares que operam na nuvem.

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Neste artigo, você pode entender o porquê de ter um software de gestão na sua empresa, certo?! 

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